Nasi Partnerzy

Wiadomości

powrót powrót

Informacja dla wszystkich uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na świadczenie usług sprzedaży, wystawiania i dostarczania biletów lotniczych dla Polskiego Związku Piłki Siatkowej w

2008-04-03 21:22

Warszawa, 03.04.2008 r.

Informacja dla wszystkich uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na świadczenie usług sprzedaży, wystawiania i dostarczania biletów lotniczych dla Polskiego Związku Piłki Siatkowej w Warszawie.

Znak sprawy : 1/PZPS/BL/PN-1/08

Dotyczy: pytań i wniosków do Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na świadczenie usług sprzedaży, wystawiania i dostarczania biletów lotniczych dla Polskiego Związku Piłki Siatkowej w Warszawie.

Działając na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) zamawiający uprzejmie informuje, że wpłynęły do niego pytania i wnioski dotyczące zapisów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz załączników do niej, stanowiących integralną część SIWZ, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na świadczenie usług sprzedaży, wystawiania i dostarczania biletów lotniczych dla Polskiego Związku Piłki Siatkowej w Warszawie.

Pytanie 1.

1) Załacznik nr 1 do SIWZ – część Formularz Cenowy.

Uprzejmie informujemy, że w poz. 8-11 niniejszego Formularza ujęte są nazwy miejscowości nie posiadające portów lotniczych.

Nie jesteśmy w posiadaniu informacji organizacyjnych determinujących podróż kadr PZPS do tych czy innych portów lotniczych – uprzejmie prosimy o modyfikacje Formularza z wyszczególnieniem portów lotniczych, do których winny być realizowane przeloty.

Odpowiedź:
Polski Związek Piłki Siatkowej uprzejmie informuje wszystkich wykonawców, że w celu przygotowania oferty w przedmiotowym postępowaniu wskazuje w kolejnych pozycjach w tabelkach: w opisie przedmiotu zamówienia oraz w Formularzu Cenowym następujące docelowe porty lotnicze:
poz. 8 – Porto,
poz. 9 – Amsterdam,
poz. 10 – Rzym Fiumicino,
poz. 11 – Ateny.

Pytanie 2.

2) Struktura podróży

W SIWZ ( p. I. pkt 1 Opis przedmiotu zamówienia) jak również w projekcie Umowy ujęta jest informacja , że “.....Zamawiający zastrzega możliwość zmiany przewidywanej struktury zamówienia w każdym z wyszczególnionych powyżej punktów w przypadku zaistnienia takiej konieczności bez zmiany wynagrodzenia Wykonawcy wynikającego ze złożonej oferty....”

Prosimy o interpretację powyższego stwierdzenia.
Oferenci przygotowując oferty prowadzą stosowne uzgodnienia z przewoźnikami i cena podróży proponowana przez linie lotnicze uzależniony jest od ilości osób w poszczególnych grupach.
Nie jest więc obojętnym , czy poleci 25 osób , czy 12 , czy też 9.
Sformułowanie o możliwości dowolnego korygowania ilości podróżujących osób przez Zamawiającego , przy konieczności utrzymywania przez Oferenta pierwotnej ceny jest, niestety , nierealne i spowodować może zagrożenie interesów zarówno podróżnych jak i Zamawiajacego.

Pragniemy również podkreślić , że w przypadku podróży grupowych istnieje konieczność dokonywania na rzecz linii lotniczych stosownych depozytów finansowych, które nie ulegają zwrotowi po zmianie ilości osób w grupie.
Aktualny zapis SIWZ i Umowy nie uwzględnia w/w kwestii.

Dowolne korygowanie przez Zamawiającego warunków ( ilości osób) określonych w Ofercie uniemożliwi Zamawiającemu wykonanie usługi zgodnie ze złożoną ofertą.

W związku ze wspomnianymi wpłatami depozytowymi na rzecz linii lotniczych koniecznym jest wprowadzenie do Umowy zapisu , że Zamawiający zgadza się na dokonanie w jego imieniu stosownych płatności i zgadza się na warunki organizacyjno-finansowe określone przez przewożników ( Oferent nie ma możliwości oferowania innych warunków niż przewoźnik ), w tym m.in. potwierdzanie ilości osób w podanych terminach , warunki anulacji, zmiany rezerwacji etc
Wydaje sie , ze taki zapis zapezbiecza interesy wszystkich stron i pozwala na przygotowanie realnych ofert przewozowych.

Koniecznym jest również określenie procedury mającej mieć zastosowanie w przypadku, gdy ulegają zmianie terminy planowanych podróży lub też z jakichś przyczyn plan podróży proponowany przez Oferenta nie jest przez Zamawiającego akceptowany ( inna cena !!! )

Formuła niniejszego postepowania przetargowego , jako jedyny wyznacznik wartości oferty, określa CENĘ.
Oferenci starają się więc zaproponować najniższą możliwą cenę i niejednokrotnie wystapić może sytuacja , w której plan podróży może nie być zgodny z oczekiwaniami Zamawiającego.
Oferent jednakże gotowy jest do realizacji Umowy na bazie założonych przez niego rezerwacji ( potwierdzi gotowość przewozu grupy w podanych terminach, ale na bazie innych rejsów i godzin podróży )
Prosimy o dookreślenie w Umowie procedury związanej z ewent. mozliwymi do powstania rozbieżnościami w interesach stron Umowy.

Wnioskujemy również o wykreślenie z projektu Umowy zapisów ujętych w& 2 pkt 4 i 5 jako niemożliwych do realizacji na podtawie powyżej podanych warunków rynkowych.

Odpowiedź:
Zadający pytanie powinien uważniej czytać treść Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, a wówczas nie zadawałby tego typu pytań, ani nie wnioskował o jej modyfikację.
Zamawiający podtrzymuje zatem zapisy SIWZ wraz z załącznikami stanowiącymi jej integralną część w tym zakresie.

Pytanie 3.

3) & 2 oraz & 5 projektu Umowy ( Przedmiot Umowy & Warunki realizacji).

Jak rozumiemy , jedynym kryterium oceny oferty jest CENA.
W & 2 oraz & 5 projektu Umowy określony jest szereg dodatkowych obowiązków Wykonawcy, majacych za zadanie wykazanie wszelkiego rodzaju opustów od taryf opublikowanych , Zamawiający zastrzega sobie również prawo do wglądu do dokumentacji księgowej Oferenta.
Zapisy Umowy powodują , że w interesie Oferenta nie jest zapewnienie jak najkorzystniejszej ceny , przy której PZPS ponosić będzie możliwie niskie obciążenia a Oferent odnotuje również minimalny zuysk (pokryje częściowo poniesione koszty osobowe pracowników , telefony , etc) lecz zaoferowanie możliwie wysokiej ceny usługi przewoźnika, przy zachowaniu własnego zysku na poziomie ZERO.
Związek zapłaci dużo więcej , gdyż Oferentowi zależeć będzie na maksymalnym wpływie finansowym na rzecz danego przewoźnika , z którym w przyszłości będzie mógł realizować inne projekty na znacznie lepszych warunkach.
Tak więc Oferent i tak uzyska korzyść z transakcji, a Zamawiający straci finansowo.
Jak rozumiemy , Zamawiający oczekuje ofert rzetelnych i realnych , nie podlegających odrzuceniu ze względu na rażąco niską cenę , odbiegającą od cen rynkowych.

Zamawiajacemu prawdopodobnie chodzi o uzyskanie najniższej oferty cenowej , a rolą Oferenta jest taka kalkulacja usługi , ażeby oczekiwania Zamawiającego były spełnione , a prawa rynkowe zachowane.

Proponujemy modyfikację & 2 Umowy poprzez wykreślenie pkt. 1 ppkt 3 i 5 oraz
& 5 Umowy poprzez wykreślenie pkt. 9 ( tajemnica porzedsiębiorstwa).

Odpowiedź:
Zamawiający podtrzymuje zapisy Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami stanowiącymi jej integralną część w tym zakresie.
Skalkulowanie cen, a zatem i wartości składanej oferty należy wyłącznie do wykonawcy i to on, a nie zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za treść złożonej przez siebie oferty.
Jak słusznie zauważa wykonawca w powyższym pytaniu – wniosku, zamawiający po to ogłasza przetarg „ażeby oczekiwania Zamawiającego były spełnione”.

Pytanie 4.

& 5 projektu Umowy ( Warunki realizacji)

W pkt 1 niniejszego & Umowy ujeta jest informacja o formie przekazywania zamówień.
Wydaje się , ze koniecznym jest również określenie terminów w/w zamówień.
Przygotowane przez Oferentów propozycje umożliwiać mogą zastosowanie podanych cen np. pod warunkiem wykupu biletów w określonych przez Oferenta terminach.
Oferent będzie gotowy do realizacji zamówienia w podanych cenach , jednakże oczekiwał będzie decyzji o wystawieniu biletów w konkretnym , wskazanym przez system rezerwacyjny, dniu.
Oferent spełniał będzie zapisy Umowy , ale jest bardzo prawdopodobne , że Zamawiający nie bedzie miał wówczas jeszcze możliwości ostatecznego potwierdzenia nazwisk pasażerów.
Oferta może być przygotowana na bazie taryf indywidualnych bądź grupowych, które w wielu przypadkach mają restrykcje taryfowe nie pozwalajace na żadne zmiany.
Każda zmiana to dopłata lub utrata całego biletu i konieczność wystawiania nowego.
Wydaje się , że dla uzyskania realnych ofert koniecznym jest określenie procedury z tym związanej.
W przeciwnym przypadku strony Umowy każdorazowo prowadzić będą korespondencję, mająca na celu wykazanie prawidłowości własnej interpretacji zapisów Umowy , a usługi nie beda mogły być realizowane prawidłowo.

Pytanie 5.

5) & 7 projektu Umowy ( Wynagrodzenie Wykonawcy)

W nawiązaniu do uwag ujętych w poz 3) wnosimy o wykreslenie pkt 3 oraz modyfikację
pkt. 4 poprzez wykreślenie sformułowania : “..... opust udzielony przez Wykonawcę...”
Jak wspominalismy w interesie Zamawiajacego wydaje się być uzyskanie minimalnej ceny przewozu , a nie minimalnego zysku Oferenta.

Uprzejmie prosimy również o modyfikację pkt 5 , w którym brak jest informacji o należnych Oferentowi odsetkach i ewent karach umownych w przypadku opóźnienia płatności ze strony Zamawiającego.

Odpowiedź:
Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ wraz z załącznikami stanowiącymi jej integralną część w tym zakresie, ponieważ określają one precyzyjnie oczekiwania zamawiającego w stosunku do składanych ofert.
To zamawiający, a nie wykonawca decyduje o warunkach organizacji przetargu.

Pytanie 6.

6) & 9 projektu Umowy ( Kary umowne).

W nawiazaniu do poz. 2 niniejszego pisma wnosimy o wykreślenie zapisu ujetego w & 9 pkt. 2 ppkt. 2 projektu Umowy.
Jak wspominaliśmy uprzednio Zamawiający winien być zobligowany do przestrzegania warunków umów depozytowych z przewoźnikami lotniczymi – warunki te są niezależne od polityki cenowej Oferenta i nie może On ich zmieniać w zależności od oczekiwań Zamawiającego.

Odpowiedź:
Zamawiający podtrzymuje zapisy Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami stanowiącymi jej integralną część w tym zakresie.
Obowiązkiem wykonawcy jest przygotowanie oferty spełniającej wszystkie wymagania zamawiającego, dlatego wniosek zadającego pytanie - wnioskującego modyfikację warunków przetargu o wykreślenie zapisów umowy niewygodnych dla wnioskodawcy jest wnioskiem nie do przyjęcia przez zamawiającego. Poza tym stwierdzenie, że „zamawiający winien być zobligowany do przestrzegania warunków umów depozytowych z przewoźnikami lotniczymi” jest nieporozumieniem, ponieważ zamawiający nie jest stroną umowy z przewoźnikami lotniczymi.

Pytanie 7.

7) & 11 projektu Umowy ( Odpowiedzialność )

W pkt 3 wnosimy o modyfikacje zapisu w taki sposób , aby zachowana była symetryczność zobowiązań stron Umowy i ażeby pkt 3 zbieżny był z następującym po nim pkt 4.

W pkt .3 wnosimy , ażeby zamiast sformułowania “...Zamawiający moze wypowiedzieć umowę.......” ujete było sformułowanie : “...Strony Umowy mogą wypowiedzieć umowę....”

Pkt 4 ppkt 2 nawiazuje do zobowiązań Zamawiającego , dlatego wydaje się , że formalne ujęcie pkt 3 winno byc jak wyżej.

Wnosimy również o ujecie w & 11 dodatkowej informacji , że w przypadku rozwiazania umowy z winy Zamawiającego , jest on zobowiazany do poniesienie wszelkich kosztów dot. planowanych w przyszłości wyjazdów na podstawie dokumentacji przedstawionej przez Wykonawcę.

Wystapić może sytuacja , że Zamawiający ( z różnych względów) nie bedzie mógł na bieżąco regulować należności za zamówione usługi.
Oferent nie chcąc doprowadzić się do krytycznej sytuacji finansowej nie będzie mógł kontynuować planowanych zamówień i zdecyduje się na zerwanie współpracy z winy Zamawiającego.

W międzyczasie dokonane mogą być kolejne wpłaty depozytowe, oczekiwane przez przewoźników.
Wydaje się , że w przypadku zerwania umowy z winy Zamawiającego naturalnym jest , że poniesione koszty winny być przez Zamawiającego zwrócone Oferentowi.
W innym przypadku dojść może do sytuacji , że Zamawiający nie bedzie realizował uzgodnionych płatności , natomiast Oferent nie będzie mógł zerwać umowy i będzie musiał ponosic kolejne koszty , gdyż wpłacone zostały przez niego uprzednio niezwrotne zaliczki.

Wydaje się , że odpowiedzialność stron za prawidłowe wykonanie Umowy winna być symetryczna.

Odpowiedź:
Zamawiający podtrzymuje zapisy Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami stanowiącymi jej integralną część w tym zakresie, ponieważ to zamawiający, a nie wykonawca decyduje o warunkach organizacji przetargu.
Jednym z takich (ustawowych) warunków jest złożenie przez wykonawcę oświadczenia w trybie art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
Jeśli więc wykonawca nie jest w stanie spełnić tych warunków, nie powinien składać oferty.